文书档案管理系统
文书档案管理系统
  1.1 产品介绍
 1.1.1 产品简介
当前是一个信息化的时代,传统的文书及档案管理已经无法满足信息化时代的需求。文档资料随着信息爆炸飞速增长,数据量越来越大,分类更是越来越复杂。绝大多数的文书以及档案在业务办理结束后都需要归档,由档案人员统一入库并造册管理。一般的工作人员通过借阅等方式可以查阅该档案,而档案以及其他专业人员可以对档案进行编研等更高层次的利用。
长春嘉诚网络工程有限公司开发出一套“实用、易用、安全、高效”的文书档案管理系统,完全可以满足各单位文书档案管理的需要。
 1.1.2 文书档案系统解决的问题
一、文书档案资料管理系统的定义:
使用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、流转和分发的应用软件。通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行文书转化,而且对新产生的文书档案个性化、分类、归档、存储、借阅、归还、审计等流转过程进行有效管理,方便使用者对文档有效查询、读取、利用,并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。
二、文书档案资料管理系统的应用对象
(一)解决的问题
文书档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行文书化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控,具体包括:
1、对大量的档案信息资料进行文书化、网络化集中、有序的管理,提高对档案信息资料的管理水平。(包括对原始资料的数字化)
2、对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布,提高对档案信息资料的利用水平。
3、对各种类型文书化档案资料的流转过程进行实时的监控,提高以档案为基础的办公活动的工作效率和效果。
(二)适用的用户类型
根据文书档案资料管理系统所针对的用户需求,其适用的用户类型包括:
1、有大量文件、档案、资料需要进行集中管理和在网络上进行发布的客户。例如,企业、工厂、工程设计院(所)以及企业内部的工程设计部门等。
2、以文书档案为中心的对办公自动化处理有迫切需求的单位。如企业、政府等。
  1.2 解决方案
 1.2.1 应用总体方案
1.帮助建立统一的文档库:将现有的文档资料变成电子版录入系统中分类别存放。
2.充分共享:设定共享规则,公共文档对不同角色开放对应内容。
3.自定义首页:在系统主页显示自定义内容,使用系统方便、快捷。
4.建立文档安全管控体系:需在保证安全、机密的基础上对文档的分类、借阅、归档、历史查询、审计等做出相应的管理。
 1.2.2 产品功能
1.文档库              2.档案登记               3.档案查看
4.档案借阅            5.档案管理类型维护       6.档案资料属性维护
7.文档的有效利用      8.文档的分享             9.文档类型设置
10.安全权限控制维护   11.文档属性定义           12.历史记录查询
13.文档回收站         14.文档审计